2022.06.06

電子帳簿保存法を正しく理解できていますか？

「経理業務に時間をかけたくない！」

「経理コストをもっと削減したい！」

「でも、中小企業で経理担当者を雇用するのも費用対効果が合わない…」

経理に対してこのように思っていませんか？

実は、これらの悩みは経理業務を外注・アウトソーシングすることで解決できることがあります。
経理業務を外注・アウトソーシングすることで、経営者が本業に専念できるようになったり、コストを大幅に削減できるなど、様々なメリットが得られるからです。

そのため、どのような規模の中小企業であっても経理の外注・アウトソーシングは、一度は検討すべき選択肢と言えるでしょう。

そこで本記事では、

電子帳簿保存法を正しく理解できていますか？という題材で改めて周知いただくため

詳細を網羅的にまとめました。

ぜひ会社のさらなる成長のためにお役立てください。

また、クラウドを活用した新しいビジネスモデルとはどういうことなのか理解するためにも、是非この記事を参考にしてみてください。

動画解説も始めました！是非ご覧ください！

 

電子帳簿保存法を正しく理解できていますか？

改正電子帳簿保存法を正しく活用できれば、貴社の総務経理部門におけるDX※の大きなきっかけとなることでしょう。

一方で、対応できない企業にとっては、今後の企業継続に支障が生じるほどの深刻な問題なのです。

 

電子帳簿保存法の概要や注意点について、要点を解説していきます。

 

※経済産業省の定義ではDXとは

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」としています。

 

 

電子帳簿保存法の概要

 

電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている帳簿書類を、一定の要件のもと、電磁的記録（電子データ）で保存することを認めている法律です。

 

企業における国税関連書類は、7～10年間原本保存が必要になりますが、保管には場所もコストもかかりますよね。

そのため一定の要件をクリアすることで、電子保存が認められることになりました。その詳しい要件を定めた法律が、通称「電子帳簿保存法」というわけです。

 

電子帳簿保存法によるメリット

 

電子帳簿保存法はまさに企業の「バックオフィス」、特に総務経理部門におけるDX化を進めていくカギとなるのです。

※バックオフィスとは

セールスや顧客対応を主とする営業部門やマーケティング部門（フロントオフィス）を後方から支援する、経理、会計、総務、庶務といった部署や業務がいわゆるバックオフィスです。

 

１．電子化による生産性向上

働き方改革の推進や、新型コロナウイルス感染症の流行によりワークスタイルが大きく変わってきています。

リモートワークが急速に広まり、押印や書類を取りに出社することは非効率だという認識も広まりつつあるといえるでしょう。電子データで帳票を保存することにより、業務が効率化されて生産性が高められます。

 

２．ペーパーレス化によるコスト削減

紙でのやり取りを電子化することで、コスト削減にもつながります。例えば、契約書を電子化することで、印紙代や郵送代、紙の書類の保管費用などを削減できます。

 

電子帳簿保存法　押さえておきたい用語

 

電子による保存方法は、3つに区分されます。

・会計ソフト等で作成した帳簿を電子的に保存する「電子帳簿等保存」

・紙で受領・作成した書類を画像データで保存する「スキャナ保存」

・電子的に授受した取引情報をデータで保存する「電子取引」

 

対象となる書類は、3つに区分されます。

 

１．国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、税法において保存が定められている帳簿のことです。帳簿の種類には、売上/仕入台帳・現金出納帳・仕訳台帳などが挙げられます。

 

２．国税関係書類

国税関係書類には、決算関係書類と取引関係書類の二つがあります。

決算関係書類は、損益計算書・決算書・棚卸表などです。

取引関係書類とは、見積書・請求書・領収書・納品書などです。

 

３．電子取引

電子取引とは、Eメールや電子契約システムなどを通じたやり取りです。電子取引の対象となる書類としては、データで取引相手とやり取りしたもののうち、請求書・見積書・契約書・納品書などが挙げられます。

 

電子帳簿保存法　押さえておきたい制度の改正点

・ 猶予期間

当初、2022年1月からは電子取引についての帳票は、紙での保存が認められなくなる予定でしたが、政府の方針転換により、2024年までは認められることになりました。ただし、電子化が必須になることは変わりなく、大きな方向転換が必要となります。

・ 税務署長の事前承認が不要

改正前は、3カ月前に管轄の税務署へ届け出を行い、税務署長から事前承認を得なければなりませんでしたが、

今回の改正で撤廃され、企業が計画的に電子化を推進することが可能になりました。

・ タイムスタンプ付与要件の緩和

スキャナで読み取って書類を電子データ化（スキャナ保存）する際に、

受領者の署名の後、タイムスタンプを「3日以内」に付与しなければならない

と定められていましたが、

 

今回の改正では、「2カ月以内」に緩和されることとなりました。（電子取引も同様）

 

タイムスタンプ要件の改正により、定期的にまとめて書類にタイムスタンプを付与するなど業務上でも効率化しやすくなりました。

さらに、システム上でデータの修正削除履歴が残る場合、タイムスタンプの付与そのものが不要になります。

・ 検索機能における要件の緩和

今回の改正で、電子化やスキャン保存したデータを検索するための必須項目が、

「年月日」「金額」「 取引先」の3つに削減されました。

 

「日付や金額を範囲指定して検索」、「2つ以上の項目を組み合わせて検索」といった項目が減ったことで、導入や運用の利便性が向上しました。

 

電子帳簿保存法　押さえておきたい制度の注意点

 

紙保存がNGに？

電子取引において、電子データなしで紙のみの保存が原則認めらないため、企業における帳票保存が根本的に変わることとなります

 

またPDFで共有フォルダにアップする、だけでは不十分であり

検索項目やタイムスタンプ、変更履歴など、定められた要件を満たすシステムでなければならないので、注意が必要なのです。

 

各種クラウドサービスを利用することで対応できるケースもありますが、選定作業は進んでいますか？

 

電子帳簿保存法に対応する必要性

 

なぜそこまでして、電子帳簿保存法に対応する必要があるのでしょうか。対応の必要性や背景をよく理解した上で、効果的に導入運用に取り組んでいきましょう。

 

今回の改正では見送られたものの、今後の改正で罰則規定が追加される可能性があります。

また今後、対象範囲が他の書類に広がる可能性もあります。

比較的頻繁に改正されている法律であるからこそ、中長期的な見通しが求められています。

インボイス制度との関連

 

何より、ここで一番お伝えしたい事は、インボイス制度との関連です

インボイス制度導入後は、適格請求書（インボイス）の【保存】が、消費税の仕入税額控除の要件になります。

 

電子帳簿保存法に基づいてインボイス（請求書）が正しく保存されていないと、税務申告において、非常に大きな問題になると思いませんか？

電子取引に係る宥恕措置の適用を受ける場合でも、令和3年改正電子帳簿保存法と、インボイス制度を並行して検討し、計画的に電子化を進めていくことが必要なのです。

 

まとめ

 

企業として、これらの制度に対応するには、バックオフィス業務を一貫して電子化することが最も近道ではないでしょうか？

 

電子データと紙が混在する状況では、業務プロセスが複線化し、業務効率性を確保することが難しくなりがちです。一貫した電子化に向けて、早い段階から業務設計を行うことが、合理的である場合が多いでしょう。

 

 

会計ソフトに限らず、バックオフィスにおける利用ソフトを抜本的に見直し、税理士と連携して定められた要件に該当することを明確にしつつ、システムの整備、経理業務の構築を行わなければいけません。

もはやこれは業務担当者だけの課題ではなく、経営判断を伴う大きな問題となっているのです。

 

 

 

 

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