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コラム

2022.07.01
会社の不正経理職員が突然退職したらどうする?

「経理業務に時間をかけたくない!」

「経理コストをもっと削減したい!」

「でも、中小企業で経理担当者を雇用するのも費用対効果が合わない…」

経理に対してこのように思っていませんか?

実は、これらの悩みは経理業務を外注・アウトソーシングすることで解決できることがあります。
経理業務を外注・アウトソーシングすることで、経営者が本業に専念できるようになったり、コストを大幅に削減できるなど、様々なメリットが得られるからです。

そのため、どのような規模の中小企業であっても経理の外注・アウトソーシングは、一度は検討すべき選択肢と言えるでしょう。

そこで本記事では、

会社で唯一の経理担当者が退職しそう。。。

もしくは退職してしまった場合の対応の仕方をコラムに書かせていただきます。

ぜひ会社のさらなる成長のためにお役立てください。

また、電子帳簿保存法の観点からクラウドを活用した新しいビジネスモデルとはどういうことなのか理解するためにも、是非この記事を参考にしてみてください。

 

動画解説も始めました!是非ご覧ください!

 

「信じてたのに。。。」は言い訳でしかない!

 リソースが限られる中小企業では、

 現金や預金や売掛金等の管理一人の経理社員に任せているケースが多くあります。

 経理のことは、信頼して全部任せているので大丈夫と言われる社長がいますが、

 これではいくらでも不正ができる環境となる上に、経営面でのリスクでしかありません。

通帳や銀行印・代表印の管理・決裁を丸ごとおまかせ

経理に通帳も送金も任せていた!

 経理社員の退職時には、預金通帳を確認し、おかしな入出金がないかどうか確認が必要です。

 特に経理社員に通帳、銀行印・代表印を預けていて突然の退職となれば、

 不正な引き出しや送金のチェックは欠かせません。

 社員の人柄が誠実で信頼できる人だとしても、家庭の事情等で魔が差すこともあります。

 少ない社員で仕事を回さねばならなかったとしても、

 最低限必要なチェック体制は設けておきましょう。

 社員が犯罪に手を染める危険性を解消する意味でも重要です。

経理にネットバンキングの管理者権限を持たせていた!

 経理社員にネットバンキングの管理者権限を持たせている場合では、

 問題のある経理担当者が辞めたから安心だと思っていても、

 退職後であっても、自宅のパソコン等で会社資金を指定口座へ送金することができる方法もあります。

 経理社員の退職時には、管理者権限IDが別で発行されていないか確認し、

 経理が使用したと思われるIDなどは速やかに削除するなどの対応が重要です。

 

取引先などへの支払・送金をチェック

見知らぬ取引先や架空人件費に注意しよう!

 過去の送金先リストをチェックしましょう。

 ポイントは、購入実態のない取引先、聞いたことのない取引先などへの送金です。

 また、社員の給与リストのチェックも大切です。

 「給与は現金払い」の会社では架空の社員を設定して、人件費の不正計上と支払が行われるケースもあります。

 経理に送金・支払の決済権限を持たせていれば、こうしたチェックも欠かせないわけです。

取引先からのキックバックにも注意しよう!

 過去からの取引先でも、送金額がある時期から徐々に増加といったケースでは注意が必要です。

 取引先と結託して請求額を水増しさせて送金し、キックバックを受け取っていることも考えられます。

現金残高のチェック

 退職する経理立ち会いのうえ、現金出納帳や現金残高の引き継ぎをしましょう。

 その際には、身に覚えのない支払や現金残高に不足がないかどうかも含めて確認しておくことが大切です。

 実際問題としても、預金から現金を引き出す経費を支払う残高をチェックする、

 金庫の鍵を預けているなどの業務を特定の経理スタッフに任せていれば、不正の発生リスクは高まる一方に!

 

まとめ

 企業として、これらの事態に対応するには、バックオフィス業務を一貫して外注化することが

 最も近道ではないでしょうか?

 もはやこれは経理担当者だけの課題ではなく、経営判断を伴う大きな問題となっているのです。

経理のことも、記帳のことも、税務のことも、弊社にお任せあれ!

 いかがでしたか。

 不正職員の退職に対応できそうですか?

 職員の不正問題は確かにどの中小企業でもありますが、

 どんな中小企業であっても経理の外注化を一度検討してみる価値はあります。

 中小企業にクラウド型の経理代行に対応することは難しいよ!というお客様!!

弊社にお任せください!

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現金出納帳・売上台帳・仕入台帳などの「原始帳票」より仕訳を起こします。

また、現在ご使用の会計ソフトへの入力も対応可能です(別途費用が発生する場合もございます)。

試算表まで責任を持って作成致します。

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お客様のお手元にある領収書・請求書を月別日別に整理してファイリング致します。

この作業をきちんと行っておくことで、税務調査の際に「正しく経理処理を行っている」ことを伝えるための資料にもなりますので、しっかりと行わせていただきます。

現金出納帳精査

領収証・請求書と現金出納帳の照合を行い、記載ミスなどを精査致します。

不明な点については、お客様に確認の上、正しく処理致します。

支払予定表作成

請求書より支払予定一覧表を作成致します。

支払サイトにあわせて作成しますので、当月だけではなく次月以降の資金繰りにも役立てていただけます。

振込・支払代行

各種金融機関(都市銀行、地方銀行、郵便貯金、信用金庫など)への振込や、税金の納付などの支払い作業を代行致します。

請求管理代行

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経理・労務代行をご依頼いただく際に、請求書発行の代行も合わせてご依頼いただくことがあります。

売掛金・買掛金管理

当社で支払・振込代行を行わせていただき、支払いが正しく行われているかを確認させていただきます。

また、売掛金の入金が正しく行われているかどうかも合わせて代行することが可能です。

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お客様の口座から不正に引き出された形跡はないか?
不明入金はないか?月間を通じて金額に誤りがないか?
などを確認致します。

不明な点や、不正の形跡などが見つかった場合、速やかにご報告させていただきます。

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