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コラム

2021.10.27
経理の外注・アウトソーシング!即検討すべき中小企業は?

 

「経理業務に時間をかけたくない!」

「経理コストをもっと削減したい!」

「でも、中小企業で経理担当者を雇用するのも費用対効果が合わない…」

経理に対してこのように思っていませんか?

実は、これらの悩みは経理業務を外注・アウトソーシングすることで解決できることがあります。
経理業務を外注・アウトソーシングすることで、経営者が本業に専念できるようになったり、コストを大幅に削減できるなど、様々なメリットが得られるからです。

そのため、どのような規模の中小企業であっても経理の外注・アウトソーシングは、一度は検討すべき選択肢と言えるでしょう。

そこで本記事では、経理外注のメリット・デメリットはもちろん、経理外注を利用すべき中小企業、外注業者の種類や選び方まで、網羅的にまとめました。

ぜひ会社のさらなる成長のためにお役立てください。

また、経理を外注するとはどういうことなのか理解するためにも、是非この記事を参考にしてみてください。

動画解説も始めました!是非ご覧ください!

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外注・アウトソーシング可能な経理業務

そもそも経理を外注すると、どんなことを代行してもらえるのでしょうか?
まずは、外注可能な業務内容から具体的に確認していきます。

 

日常業務 月次業務 年次業務
記帳入力・仕分け処理 給与計算 確定申告

領収書などの整理
ファイリング

請求書の発行
入金管理

年末調整
法廷調書等

銀行残高管理 支払・振込処理 決算書の作成

 

経理業務は大きく分けて、日常業務・月次業務・年次業務の3種類があります。
基本的には、これらすべての業務が外注可能です。

ただし、年次業務にあたる「確定申告」「年末調整・法定調書等」「決算書の作成」を代行できるのは税理士・会計事務所だけとなっています。
ですので、年次業務の外注・アウトソーシングを検討している場合は、まずは税理士・会計事務所に相談すると良いでしょう。

経理業務の中に「面倒だ・・・」「やりたくない・・・」という業務が1つでもあれば、このあと解説するメリット・デメリットをよく理解した上で、経理代行の活用を検討してみましょう。

経理を外注・アウトソーシングするメリット

それでは、ここからは経理を外注・アウトソーシングすると、どのようなメリットがあるのか解説していきます。

経理を外注するメリットは、以下の5つです。

・本業に専念できる

・コストを削減できる

・正確な損益・キャッシュフローを把握できる

・経理のプロフェッショナルに様々なアドバイスを受けられる

・不正を防止できる

本業に専念できる

経理を外注するメリット1つ目は、経営者が本業に専念できることです。

個人事業主や中小企業の経営者は、本業のかたわらで経理を兼任している方も多くいるでしょう。

ただ、多忙な中で記帳入力・給与計算・請求書の発行・振込処理などの経理業務を行うのは非効率です。
なぜなら、慣れていない方が経理業務を行うと、無駄に時間がかかってしまうからです。

経営者が経理業務に使っている時間を本業に費やしたら、どれだけの利益を生み出すことができるか考えてみてください。

おそらく、経理代行の費用の数倍・数十倍以上ではないでしょうか?
(もしそうでないとしたら、今やっているビジネスモデルをまずは考え直した方がいいです!)

また、経理を外注すれば、時間的な余裕や精神的な余裕も生まれます。

「今は大切な時期だから本業に専念したい
経理の業務が多くてなかなか本業に集中できない

こういった中小企業の経営者は、経理を外注するのも1つの手段です。

コストを削減できる

経理を外注するメリット2つ目は、コストを削減できることです。

経理担当の社員を雇用する場合、年間で400万~600万円前後の人件費が発生します。

しかし、経理を外注すれば、このコストを大幅に削減できます。
経理担当の社員にかかる給与・採用コスト・教育コスト・福利厚生費などを払う必要がなくなるからです。

さらに、外注したい業務だけを外注することで、経理にかかる費用を「固定費」ではなく「変動費」化できるのも、経理代行の特徴です。

複雑な経理業務や忙しい時期だけ外注を利用すると、コスト削減により一層期待できるでしょう。

正確な損益・キャッシュフローを把握できる

経理を外注するメリット3つ目は、正確な損益・キャッシュフローを把握できることです。

経理をプロフェッショナルに外注すれば、正確な損益だけでなく、キャッシュフローの流れや1年以内の現預金残高の推移なども把握することができます。

もちろん、社内で経理業務を行っても損益やキャッシュフローはある程度把握できます。
しかし、そもそも中小零細企業で優秀な経理担当を採用するのは非常に困難です。
仮に経理担当の社員を雇うことができたとしても、正しい損益の把握やキャッシュフローを踏まえた財務知識を有している人材は、多くありません。

正確な損益やキャッシュフローを把握することは、会社の戦略立案や節税・投資などの経営判断にも大きくつながります。

中長期的により大きな利益をあげるためにも、経理代行にお金を使うことは費用対効果の高い投資と言えるでしょう。

経理のプロフェッショナルに様々なアドバイスを受けられる

経理を外注するメリット4つ目は、経理のプロフェッショナルに様々なアドバイスを受けられることです。

これは、経理代行のオンラインサービスや税理士・会計事務所に外注することで受けられるメリットです。

「キャッシュフローの流れがわかっても、どう活用すればいいかわからない」
「節税対策や財務戦略がわからない」

このような方は、経理の外注を利用することで、プロフェッショナルに適切なアドバイスをもらうことができます。

特に税理士・会計事務所は、多種多様な業種・業態の経理・会計・税務・財務・経営などのサポートを通して培ってきた経験から、的確なアドバイスがもらえるのが大きな強みです。

不正を防止できる

経理を外注するメリット5つ目は、不正を防止できることです。

個人事業主や従業員の数が少ない中小企業の場合、経理を一人に任せている会社も多いのではないでしょうか。
しかし、どれだけ信用できる社員でも絶対に不正がないとは言い切れません。

そのようなリスクを少しでも減らすためにも、経理の外注が役立ちます。
外注することで、社内と社外の2ヶ所からのダブルチェックが入るからです。

経理業務を1人にすべて任せている会社は、リスク分散のために外注を検討してみる必要があるかもしれません。

経理を外注・アウトソーシングするデメリット

ここまで経理を外注することのメリットを5つ述べてきましたが、経理の外注にはデメリットもあります。

デメリットは、以下の3つです。

・業務委託の手間がかかる

・費用が高くなる可能性がある

・情報漏洩のリスクがある

必ずメリットだけでなく、デメリットも頭に入れておきましょう。

業務委託の手間がかかる

経理の外注は、業者によって料金体系やサービス内容が大きく異なります。
そのため、提示された金額でどんな業務を・どの程度代行してくれるのかを、しっかりと確認しておく必要があります。

また、不測の事態が起こった時の対処法やフィードバックの仕方など、お互いの考えをすり合わせておくことも重要です。

このような業務委託の手間は、経理を外注するにあたり必ず発生するデメリットと言えるでしょう。
経理を外注する場合は、料金体系やサービス内容が明確で、信頼できる業者選びが大切です。

費用が高くなる可能性がある

経理を外注することで、コストを大幅に削減できる可能性はあります。
ただ、従業員の人数や外注する業務の数によっては、費用が高くなることもあります。

経理を外注する場合は、以下の3点を明確にしてから外注しましょう。

・経理を外注する目的

・外注する業務内容

・予算

いずれも基本的なことですが、何となくあいまいなまま外注してはいけません。
これらをはっきりさせて、サービス内容や料金に応じて本当に外注が必要な経理業務を明確にしてください。

経理の外注はうまく使いこなせば大きなコスト削減に期待できますが、使い方を一歩間違えると大きな出費にもなりかねません。
必ず目的内容予算をはっきりさせてから利用しましょう。

なお、税理士にしか外注できない「年次業務」の外注を考えている場合は、日常業務・月次業務もまとめて税理士・会計事務所に外注することで、バラバラに依頼するよりも費用を押さえることが可能です。
既存の顧問税理士がいる場合には、セットで対応してくれるかどうか聞いてみましょう。

情報漏えいのリスクがある

経理を外注するということは、会社の重要な内部情報を他者に開示するということです。

どんな業者であっても情報漏えいのリスクは少なからずありますが、特に世の中には怪しい経理代行会社も多く存在するため、「誰が運営しているのか」「管理責任者は国家資格を有しているか」などの確認が重要です。

確認を怠ってしまって、信頼できない経理代行会社に委託してはいけません。
経理の外注を考えている場合は、なるべく信頼できる業者に委託しましょう。

経理の外注を利用すべき中小企業

ここまで読んで、「うちの会社は経理外注を利用すべきなのかわからない」という方も多くいるでしょう。

そこで本記事では、経理の外注を利用すべき中小企業として5つに分類してまとめました。
経理の外注を検討している方は、自社に当てはまるものがないかのチェックにお役立てください。

・経理にあまり時間を使えない中小企業

・従業員10名未満の中小零細企業

・社員が増えている中小企業

・経理業務を1人に任せている中小企業

・クラウド会計ソフトなどに頼っている中小企業

経理にあまり時間を使えない中小企業

本業に大量の時間を投下する必要があるため、経理にあまり時間を使えない中小企業もあるでしょう。

例えば、以下のような会社です。

・スタートアップ企業

・ベンチャー企業

・飲食業やサロン業など店舗ビジネスを行う企業

・新規事業を始める企業

しかし、このような中小企業であっても、経理業務をおろそかにしてしまってはいけません。
なぜなら、キャッシュフローの流れや1年以内の現預金残高の推移などを把握していないと、会社の戦略立案や節税・投資などの経営判断ができなくなるからです。

「今は本業に集中したい。でも、キャッシュフローの流れや1年以内の現預金残高の推移などもきちんと把握していきたい」という中小企業は、経理の外注を積極的に活用すべきでしょう。

従業員10名未満の中小零細企業

従業員の数がそれほど多くない中小零細企業が、経理担当の社員を雇用するのは費用対効果に見合いません。
なぜなら、人件費コストが多くかかるからです。

中小零細企業が年間約500万円前後の人件費を払ってまで、経理担当の社員を雇用する必要がありますか?
「経理業務にそんなお金を払いたくない・払えない」という中小零細企業がほとんどでしょう。

そのため、ほとんどの中小零細企業では、経理業務の大部分を経営者やその家族が兼任してしまっているのが現状です。

しかし、経理業務は本来、経営者やその家族がやるべき業務ではありません。
経営者は経理業務にかける時間を本業に使うべきですし、家計を担っている家族が経理を行っていては会社の成長に必要な経営数字を社長に示すことが出来ないからです。

中小零細企業こそ経理を外注すべきです。

経理を外注することで、人件費コストの削減だけでなく、経営者の時間的な余裕や精神的な余裕が生まれること、さらには経営者が本来行うべき業務(経営)に時間を使うことができるようになるため、会社の加速的な成長にも期待ができます。

社員が増えている中小企業

当然ですが、社員が増えると経理業務も増えます。
そのため、社員が年々増えている会社も経理の外注を検討すべき中小企業のうちの1つです。

特に経理業務を1人に任せている中小企業は、経理業務の負担増加が1人に重くのしかかります。

社員が増えつつあるタイミングで、経理の外注を検討してみるのも良いかもしれません。

経理業務を1人に任せている中小企業

経理業務を1人に任せている中小企業は、実はいろいろなリスクを抱えています。

・経理担当の社員の休職や退職のリスク

・後任不在のリスク

・不正のリスク

このようなリスクを軽減するためにも、経理業務を1人に任せている中小企業は、外注をうまく活用してリスクを分散させましょう。

クラウド会計ソフトなどに頼っている中小企業

経理の外注を利用する前に、すでにクラウド会計ソフトなどを導入している中小企業もあるでしょう。

しかし、使いこなせばとても便利なクラウド会計ソフトですが、実は注意点もあります。
それは、経理の専門知識がなくてもある程度は使えてしまうということです。

CMなどの誇大な広告の影響からか、クラウド会計ソフトなどに登録すれば、自動的に経理業務ができると考えられがちです。

 

しかし、実際はそんなことありません。

正しい経理知識を持った人が、会社の状況に合わせてその都度チューニングしていくことで、結果的に正しいアウトプットになるだけです。

とりあえず登録しただけでは、自動的に正しい経理業務にはならないのです。

クラウド会計ソフトなどは上手に導入すれば便利に活用することもできますが、何となく設定だけ済ませて・何となく利用しているだけでは、まったく役に立ちません。
むしろぐちゃぐちゃな経理業務になっているケースの方が多いのが実態です。

クラウド会計ソフトなどに頼っていて、経理の専門知識を持っている社員がいない中小企業は、経理業務を外注して、経理のプロフェッショナルに相談できる環境をつくっておきましょう。

外注業者の選び方と種類

ここまで、経理外注のメリットやデメリットを紹介してきましたが、「経理を外注しようと思っても、業者の選び方がわからない」「外注業者の違いは何?」という方も多いでしょう。

そのような方のために、ここからは外注業者の選び方と種類について解説していきます。

外注業者の選び方

外注業者を選ぶ際は、以下の3つを比較して選びましょう。

・コスト

・業務内容

・信頼できる業者かどうか

外注業者によってコストや業務内容は大きく異なります。
どんな経理業務を・いくらで委託するつもりなのか明確にしておいてください。

また、当たり前のことではありますが、何よりも情報漏えいのリスクなどがなく、信頼できる業者に外注するのが最も大切です。
「誰が運営しているのか」「管理責任者は国家資格を持っているか」などを必ず確認しましょう。

外注業者の種類

経理を外注・アウトソーシングできる業者は、主に3種類です。

・オンラインアシスタントサービス

・経理代行専門業者

・税理士・会計事務所

それぞれのメリットとデメリットを簡単にまとめると、以下のようになります。

 

  オンラインアシスタントサービス 経理代行専門業者 税理士・会計事務所
メリット

・オンラインですべて完結する
・経理業務以外にも色々な業務を外注できる

・費用が比較的安い

・国家資格を持ったお金のプロフェッショナルにアドバイスを受けられる
・確定申告などの「年次業務」もセットで依頼できる
デメリット ・依頼する側にある程度知識が必要 ・怪しい会社が多く存在する
・情報漏えいのリスクがある

・経理代行は対応していない税理士、会計事務所も多い
・費用が比較的高い!?

 

● オンラインアシスタントサービス

オンラインですべてを完結したい方は、オンライアシスタントサービスを利用するのが良いでしょう。
ただし、依頼する側には、外注する業務に関するある程度の知識が必要です。

オンラインアシスタントサービスは経理業務を専門に行っているわけではないので、様々な業務のオンライン化を勧められる可能性があります。
これは、将来的に色々な業務の外注を検討している会社にとっては良いことですが、まずは経理業務のみの外注を検討している会社には向いていません。

オンラインアシスタントサービスを利用する場合は、どんな業務を・どこまで依頼するのか明確にしておきましょう。
そうでないと、気づかないうちに積もり積もって、コストが高額になっていきます。

● 経理代行専門業者

経理代行専門業者は、経理業務を専門に行っている記帳代行などの会社です。
外注できる業務内容は経理業務に限られますが、費用を比較的安く抑えられるのが特徴です。

しかし、費用が安いのには必ず相応の理由があります。
どの業界においてもビジネスの世界においては、高確率で「高かろう良かろう」「安かろう悪かろう」が原則なのです。

実際、経理代行専門業者の中には怪しい会社が多く存在します。
そのため、経理代行専門業者を利用する場合は、情報漏えいのリスクなどに十分に気をつけて利用しましょう。

● 税理士・会計事務所

税理士は、国家資格を持つお金のプロフェッショナルです。
経理の外注業者の中でも唯一、「確定申告」「年末調整・法定調書等」「決算書の作成」などの年次業務も外注できます。

もちろん、日常業務や月次業務の経理代行も依頼できる税理士もいるので、そのままスムーズに年次業務につなげることも可能です。

税理士・会計事務所に経理を外注すると、費用が比較的高くなると思われがちですが、経理業務と税務会計をまとめて依頼することで、大幅にコストを抑えることができます。

また、今まで積み重ねてきた経験や実績から中小企業経営に関する様々なアドバイスを受けられるのも税理士・会計事務所の大きな特徴です。
税理士・会計事務所に経理を外注すれば、心強い味方になってくれるでしょう。

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いかがでしたか。

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