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コラム

2020.10.19
経理業務の効率化の方法をプロが解説!クラウドツールが鍵!?

経理業務は効率化できるのか?

そもそも経理業務の効率化は可能なのでしょうか。

答えは簡単です。

可能です。

経理については日々やることが変わってくる営業とは違い、ある程度ルーチン化された業務です。非効率な部分や、ソフトや設備を導入することで、効率化を実現できる余地は十分にあるといえるでしょう。

かつて経理業務といえば、帳簿に手書きで書いて電卓で計算するという非常に手間のかかるものでした。それがIT化によってパソコンの会計ソフトで処理が可能になり、手書きや計算などの手間が劇的に削減されました。 さらに最近ではクラウド化も進んでおり、会計ソフトが金融機関やクレジットカードとのデータ連携が可能になったため、手打ちのデータ入力作業についてもなくなりつつあります。

このように経理業務は、会計ソフト一つとってみても、IT技術の進歩とともに今も効率化しつつあるのです。

個人でできる経理業務の効率化

経理業務を効率化したいと思っても、すぐに会社から予算が出るとは限りません。

そこで、まずは個人レベルでできることから始めてみましょう。

経理業務において従業員個人レベルでできる効率化には、主に以下のようなものがあります。

1:エクセルを活用する

会計ソフトを導入していない場合や、導入していても最低限の機能しか使えない場合は、マイクロソフトのエクセルを活用するという方法があります。

エクセルを活用すれば、日々の交通費精算書や請求書、精算書、見積書などについても作成することが可能です。

2:ミスを恐れすぎない

経理業務はお金やそれに関連する重要な数字を扱うため、非常に神経を使う業務といっても過言ではないでしょう。ただ、ミスを恐れるあまり緊張しすぎると、かえって作業が遅くなったり、ストレスのせいで離職に繋がったりすることが懸念されます。

そこで、経理業務についてはある程度のミスは担当者を責めるのではなく、ミスが起きる可能性を前提に考えて、2人体制などでチェック機能を働かせるように人員配置をすることで、極度な緊張状態を緩和して業務効率を上げることができます。

3:税理士とのバランスを検討する

顧問税理士を抱えている場合は、税理士に委託する業務と経理が処理する業務のバランスを再検討することもとても重要です。

例えば、比較的手間がかかる貸借対照表や損益計算書の作成や、年末調整の処理などを税理士にアウトソーシングできれば、大幅な効率化に繋がります。

会社としてすべき経理業務の効率化

個人レベルでできることをやり尽くしたら、あとは会社として経理業務の効率化を進めていく必要があります。

会社としてできる効率化には以下のようなものがあります。

1:会計ソフトを導入する

まだ会計ソフトを導入していない場合は、会計ソフトを導入することで大幅な効率化を実現することができます。また、クラウド型の会計ソフトであれば、導入にあたって会社のパソコンにソフトをインストールする必要もありません。

インターネットの環境さえあれば、クラウドサーバー上で常に最新のソフトを使用することができます。

2:小さなミスは許容する

日々の経理業務をすべて完璧にこなせる人間はそうはいません。人間がすることですから、ある程度ミスが出ることは当然想定されます。また、ミスではないにしても微妙な間違いをするケースというのは少なくないでしょう。

そういった細かいところをその都度経理担当に指摘をしていると、プレッシャーでどんどん仕事が遅くなる可能性があります。

そのため、是正しないと差し支えが出るようなミスでなければ、ある程度は許容するということも大切です。

3:経理業務の効率化を全社で取り組む

全社を挙げて経理業務の効率化に取り組み、啓発運動をすることも効果的です。

経理業務は社内に存在するすべての部署と関わります。

各部署から提出される経費精算書のミスを減らしてもらうだけでも、大幅な業務効率化に繋がるはずです。

4:現金をなくす

社内において現金での経費精算をなくすと、業務効率は大きく改善できます。

特に社員数が多い会社の場合、社内で現金を扱わないようにするだけで、経理業務はかなり削減できるはずです。

また、どうしても現金を扱う場合でも、指定した日に部署ごとにまとめてもらうなどの対応をすると良いでしょう。

5:デュアルディスプレイ

経理業務は複数のファイルを同時に開いて作業することが多くなります。

デュアルディスプレイを導入すれば、別々の画面で同時に違うファイルを表示することができるため、作業効率が上がります。

また、パソコン自体のスペックを向上させることも、業務効率の改善に繋がるでしょう。

まとめ

社内の経理業務は個人レベルと会社レベルのそれぞれにおいて努力することで、大幅に改善することができます。

クラウド会計ソフトを導入することもとても重要ですが、それだけで満足せず、その他の点についても工夫していくことでより大きな効果を発揮することができるでしょう。

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