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コラム

2025.05.30: クラウド記帳代行のメリット・デメリットを徹底解説

こんにちは！税理士法人　増田会計事務所です。

中小企業の経営者や経理担当者の皆さま、日々の記帳業務にお悩みではありませんか？特に、手作業での記帳や会計処理に時間を取られ、本業に集中できないと感じている方も多いのではないでしょうか。そんな課題を解決する手段として注目されているのが「クラウド記帳代行」です。

本記事では、「クラウド記帳代行のメリット・デメリットを徹底解説」というテーマで、クラウド記帳代行の特徴や利点、注意点について詳しく解説いたします。クラウド記帳代行を導入することで、どのような効果が期待できるのか、また、導入前に知っておくべきポイントは何かを明らかにしていきます。

この記事を読むことで、クラウド記帳代行の全体像を把握し、自社にとって最適な選択ができるようになります。特に、経理業務の効率化を図りたい中小企業の経営者や、経理担当者の方々には必見の内容です。クラウド記帳代行の導入を検討している方は、ぜひ最後までお読みください。

クラウド記帳代行とは？

クラウド記帳代行とは、インターネットを通じて会計データを共有し、外部の専門業者が記帳業務を代行するサービスです。

従来の紙やローカルシステムでの記帳とは異なり、クラウド型会計ソフトを活用して、いつでもどこでもデータを確認・共有することが可能になります。

仕訳の自動化、領収書のスキャン保存、銀行口座との連携などの機能により、記帳作業が大幅に簡素化されます。

このサービスは、特に人手不足やコスト削減が求められる中小企業にとって、有力な選択肢となっています。

クラウド記帳代行のメリット

クラウド記帳代行を導入することで、以下のようなメリットが得られます。

業務効率の向上

クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携し、取引データを自動で取得・仕訳する機能を備えています。これにより、手作業での入力作業が大幅に削減され、業務効率が向上します。また、クラウド上でデータを管理するため、複数人での同時作業や、税理士とのリアルタイムな情報共有が可能となります。

コスト削減

経理担当者を新たに雇用する場合、人件費や教育コストが発生しますが、クラウド記帳代行を活用することで、これらのコストを削減できます。また、クラウド会計ソフトの導入により、紙ベースの帳簿や書類の保管が不要となり、物理的なスペースや保管コストの削減にもつながります。

リアルタイムな経営判断

クラウド会計ソフトは、最新の財務情報をリアルタイムで把握できるため、迅速な経営判断が可能となります。例えば、売上や利益の推移を即座に確認できるため、資金繰りの改善や投資判断など、経営戦略の立案に役立ちます。

法改正への迅速な対応

クラウド会計ソフトは、法改正や税制変更に対応するためのアップデートが自動で行われます。これにより、常に最新の法令に準拠した会計処理が可能となり、コンプライアンスの強化につながります。

クラウド記帳代行のデメリット

一方で、クラウド記帳代行には以下のようなデメリットも存在します。

ランニングコストの発生

クラウド会計ソフトの利用には、月額または年額の利用料が発生します。また、記帳代行サービスの費用も加わるため、継続的なランニングコストが必要となります。導入前に、費用対効果を十分に検討することが重要です。

インターネット環境への依存

クラウド会計ソフトは、インターネット環境が必要不可欠です。そのため、通信環境が不安定な場合や、災害時などでインターネットが利用できない状況では、業務に支障をきたす可能性があります。

セキュリティリスク

クラウド上に会計データを保存するため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが存在します。信頼性の高いクラウドサービスを選定し、適切なセキュリティ対策を講じることが求められます。

社内ノウハウの蓄積が難しい

記帳業務を外部に委託することで、社内に経理ノウハウが蓄積されにくくなります。将来的に内製化を検討している場合は、部分的な委託や、業務フローの共有など、ノウハウの継承方法を考慮する必要があります。

クラウド記帳代行の導入事例

実際にクラウド記帳代行を導入した企業の事例を紹介します。

ある中小企業では、従来の手作業による記帳からクラウド記帳代行に切り替えたことで、記帳業務にかかる時間が月間20時間から5時間に短縮されました。また、リアルタイムでの財務情報の把握が可能となり、経営判断のスピードが向上しました。

別の企業では、クラウド記帳代行の導入により、経理担当者の負担が軽減され、他の業務に集中できるようになりました。さらに、税理士との連携がスムーズになり、決算業務の効率化が実現しました。

クラウド記帳代行の選び方

クラウド記帳代行を選定する際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

サービス内容の確認

記帳代行サービスの範囲や、対応可能な業務内容を確認しましょう。例えば、仕訳入力のみ対応しているのか、請求書の発行や給与計算なども含まれているのかを把握することが大切です。

クラウド会計ソフトの選定

自社の業務に適したクラウド会計ソフトを選定することが重要です。操作性や機能、サポート体制などを比較検討し、最適なソフトを導入しましょう。

セキュリティ対策の確認

クラウドサービスのセキュリティ対策が十分であるかを確認しましょう。データの暗号化やアクセス制限、バックアップ体制など、情報漏洩防止のための対策が講じられているかをチェックすることが重要です。

料金体系の明確化

サービスの料金体系を明確に把握し、予算に合ったプランを選択しましょう。また、追加料金が発生する場合や、契約期間の条件なども確認することが必要です。

まとめ

クラウド記帳代行は、業務効率の向上やコスト削減、セキュリティの強化など、多くのメリットを提供する一方で、社内のノウハウ蓄積の難しさや情報漏洩のリスクなど、いくつかのデメリットも存在します。

導入を検討する際には、自社の業務内容や規模、予算、セキュリティ要件などを総合的に考慮し、最適なサービスを選定することが重要です。

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